1. Allgemeines
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Checkliste iPost
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Checkliste durchgehen.
Und einfach loslegen.
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Was ist iPost?
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iPost ist ein innovativer Versandservice von Itella. Sie übermitteln uns Ihre Geschäftskorrespondenz in elektronischer Form, wir übernehmen Druck, Kuvertierung und Versandmanagement. Auch die elektronische Zustellung ist möglich – sowohl an Geschäfts- als auch an Privatkunden.
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Welche Vorteile bringt mir iPost?
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Mit Hilfe von iPost sparen Sie Ressourcen, Zeit und Geld. Je mehr Briefe Sie im Monat versenden, desto niedriger der Stückpreis und desto größer Ihre Ersparnis.
iPost spart Zeit und Aufwand, weil Geschäftsbriefe nicht länger von Ihren Mitarbeitern manuell versendet werden. Der iPost-Druckertreiber steht nach Installation direkt z.B. aus Ihrem Finanz- und Personalverwaltungsprogramm zur Verfügung. Der Versand erfolgt per Knopfdruck und vollautomatisch.
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Für welche Anwendungen eignet sich iPost?
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Typische Anwendungsfelder von iPost sind Rechnungen, Gehaltsabrechnungen und ähnliche Geschäftsbriefe, die unmittelbar aus dem IT-System des Unternehmens heraus versandt werden. Selbstverständlich ist iPost auch für andere Formen der Kundenkommunikation wie z.B. Mailings nutzbar.
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Wer nutzt iPost?
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iPost wird von Firmen jeder Größe genutzt. Typische Anwendungsbereiche sind Rechnungswesen, Gehaltsabrechnung und Kundenservice. Im Durchschnitt senden unsere Kunden monatlich ca. 2.500 – 3.000 Briefe über iPost. |
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Wie viele Firmen und Organisationen nutzen iPost bereits?
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iPost nutzen derzeit rund 3.000 Kunden. Im Jahr 2006 verarbeiteten wir über 83 Mio. Briefe über iPost.
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2. Dokumentenlayout und Materialien
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Welche Materialien werden für iPost-Briefe verwendet?
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iPost beinhaltet den Druck von Dokumenten bis zu 40 Seiten, deren Kuvertierung und Versand. Wir drucken Ihre Dokumente im schwarz/weiß-Laserdruck simplex auf weißem DIN A4 Papier (80g/m²). Auf Wunsch und gegen Zahlung entsprechender Rüstgebühren ist auch der Druck auf firmenspezifischem Logopapier möglich.
Briefe über iPost werden in C65- oder C4-Briefumschlägen mit großen Sichtfenstern kuvertiert. Sendungen, die aus bis zu 9 Seiten bestehen, werden in einem C65-Umschlage kuvertiert und jene mit mehr als 9 Seiten (maximal 40 Seiten) in einem C4-Briefumschlag. Das Material ist im Preis mit inbegriffen und Itella kümmert sich um deren Beschaffung und Lagerung.
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Wie gestalte ich das Layout
meiner Briefe? |
Für die zu druckenden Dokumente gelten grundsätzlich die Layoutbedingungen der Deutschen Post: die Adresse des Briefempfängers muss im Sichtfenster eines Standardumschlags korrekt platziert sein.
Entweder müssen Ihre Briefe darüber hinaus an einer definierten Stelle eine Seitennummerierung enthalten, um eine ordnungsgemäße Kuvertierung durch Itella zu gewährleisten. Oder Sie stimmen mit uns ab, nach welcher Logik einzelne Serienbriefe durch uns auf Kuverts aufgeteilt werden (Bsp. auf jeder ersten Rechnungsseite steht links oben das Wort Rechnung).
Die genauen Vorgaben zur Anpassung Ihrer elektronischen Dokumentvorlagen finden Sie in der im Installationspaket enthaltenen Vorlage (inklusive Beispiel).
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Können meine Briefe auch Grafiken enthalten?
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Bitte beachten Sie, dass sich die Uploadzeit der Dokumente zu Itella signifikant verlängern kann, wenn Sie große Bilder im Dokument verwenden. Ein optimales Resultat wird durch Nutzung von JPEG-Bildern mit einer Auflösung von weniger als 600 dpi erzielt. Veränderungen der Größe und Skalierung von Bildern im Bitmap-Format verringern deren Qualität.
Wenn Sie ein Bild in der oberen linken Ecke des Dokumentes nutzen, stellen Sie bitte sicher, dass dieses nicht das Adressfeld bedeckt und mindestens 1 cm vom linken Rand entfernt ist.
Bitte benutzen Sie keine Graustufen, sondern nur schwarz/weiße Bilder. Auch wenn die Vorschau von Bildern in Graustufen gut aussieht, kann das Druckergebnis möglicherweise deutlich abweichen.
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3. Systemvoraussetzungen
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Welche Systemvoraussetzungen gelten für die Nutzung von iPost?
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Um Itella iPost erfolgreich zu nutzen, benötigen Sie:
- Windows NT oder Windows 2000 Servicepaket 2 oder Windows XP
- Optional: Microsoft Word 2000 oder Microsoft Word 2003
- Internetexplorer 5.5 oder aktuellere Version
- Adobe Reader 5.0.5 oder aktuellere Version
- Lokale Administratorenrechte auf dem Arbeitsplatzrechners, um den iPost-Druckertreiber zu installieren
- Internetverbindung und freigegebenen SSL-Port (https://-Verbindung wie z.B. auch für Homebanking benutzt)
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4. Datenübertragung
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Wie sende ich meine iPost-Briefe an Itella?
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Für die Übertragung Ihrer Dokumente stellt Itella Ihnen einen komfortablen Druckertreiber zur Verfügung. Der Rechner, auf dem der iPost-Druckertreiber betrieben wird, benötigt einen Internetzugang. Alternativ kann die Datenübertragung von PDF-Dokumenten per FTP erfolgen. Sie können Ihre Dokumente an sämtlichen Wochentagen rund um die Uhr an Itella übermitteln. |
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Wie gewährleistet Itella die Sicherheit meiner Daten?
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Itella behandelt alle erhaltenen Daten nach den Regelungen des Versicherungs-, Telekommunikations-, Post-, Brief- und Bankgeheimnisses. Außerdem richtet sich Itella nach den Maßgaben des Datenschutzbeauftragten und der
Datensicherheitsrichtlinie der Itella-Gruppe. Der iPost-Druckertreiber nutzt SSL-gesicherten http-Transfer (https) zum Itella-Server.
Itella richtet für Sie Benutzernamen sowie Passwörter für die Nutzung von iPost ein. Sie können Passwörter über das Itella User Management System (https://ums.itella.com) selbstständig ändern.
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5. Zustellung und elektronische Kommunikationskanäle
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Wie lange dauert die Zustellung per Post?
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Briefe, die im Itella-Server an Arbeitstagen (Mo. – Fr.) bis 20 Uhr eingehen, werden in der Regel innerhalb der nächsten drei Arbeitstage gedruckt, kuvertiert und zum Logistiknetz des Zustellpartners weitergeleitet. Die Dauer der physischen Zustellung durch den genutzten Versandpartner richtet sich nach den jeweiligen Servicebedingungen des Anbieters. |
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Kann ich mit iPost auch Online-Rechnungen verschicken?
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Ergänzen Sie die Adressangaben Ihrer Briefe an definierter Stelle um eine E-Mail-Adresse, so versenden wir Ihre Rechnungen automatisch per E-Mail mit
qualifizierter elektronischer
Signatur.
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6. Preise
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Für nähere Informationen fordern Sie unsere Preisliste an: Kontaktformular.
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7. Kontaktinformationen
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Für nähere Informationen siehe Kontaktformular.
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