Print und e-Rechnungen aus einer Hand
ZEG Zentraleinkauf Holz + Kunststoff eG setzt auf Itella
Schrittweise Umstellung auf Kosten sparende elektronische Rechnungen mit der Itella Multi-Channel-Plattform
Seit Jahren bereits setzt die Genossenschaft ZEG Zentraleinkauf Holz + Kunststoff eG beim Rechnungsdruck und -versand ihrer monatlich zirka 60.000 Rechnungen auf iPrint des Dokumenten- & Informationslogistiker Itella. Statt aufwändiger interner Rechnungsversand-Prozesse werden die Rechnungsdaten über eine zentrale Schnittstelle direkt an Itella übergeben, wo sie hocheffizient aufbereitet und gedruckt werden. Der Versand erfolgt portooptimiert per Post zu reduzierten Kosten durch Postkonsolidierung. Über eine von der ZEG mitgelieferte Steuerungsdatei wird festgelegt, ob die Rechnungen direkt zum Adressaten oder an einen Zentralregulierer versandt werden. Mit zwei Großabnehmern ist die ZEG bereits über EDI (Electronic Data Interchange) verbunden - ein Verfahren, das aufgrund des damit einhergehenden Aufwands für die Masse der Kunden nicht geeignet ist. Um jedoch den gesamten Umfang an möglichen Kosteneinsparungen voll auszuschöpfen, entschied sich die ZEG 2008 für eine schrittweise Umstellung hin zu kostengünstigeren elektronischen Rechnungen über Itella iBilling.
Zusammen mit Itella wurden vor der Umstellung die möglichen Einsparpotenziale genau definiert und festgestellt. Grundvoraussetzung dieser Umstellung war es, auch die Mitglieder der ZEG von den kostengünstigeren e-Rechnungen zu überzeugen. So diskutierte man die schrittweise Umstellung auf elektronische Versandwege in verschiedenen Szenarien. Die ZEG ging von Anfang an aktiv auf ihre Adressaten zu, um diese in die Entscheidung mit einzubinden und die Akzeptanz für e-Rechnungen zu erhöhen. Zum einen wurden die Mitglieder über ein Informationsblatt, das der Rechnung beilag, informiert, zum anderen standen natürlich die ZEG-Mitarbeiter für mögliche Fragen jederzeit zur Verfügung. Ziel war es, zunächst zirka 10 Prozent des gesamten Rechnungsaufkommens elektronisch zu bearbeiten und zu versenden, und die e-Rate dann schrittweise auszuweiten.
Seit dem dritten Quartal 2008 bietet die ZEG nun bereits den Versand von e-Rechnungen erfolgreich an. Die Empfänger können zwischen papierbasierten Rechnungen sowie der elektronischen Rechnung mit qualifizierter elektronischer Signatur (QES) frei wählen. Dafür übergibt die ZEG alle Rechnungsdaten einfach über die bestehende zentrale Schnittstelle direkt an Itella. In die seit jeher mitgelieferte Steuerungsdatei wurden alle nötigen Informationen zur Art und Weise der Versendung schnell und einfach integriert: Ob als klassische Printrechnung auf dem Postweg oder als e-Rechnung, alle Steuerungsmerkmale wurden im Vorfeld einmalig genau definiert. So werden die Rechnungen an den Zentralregulierer beispielsweise heute elektronisch versandt, überdies alle Rechnungen, für die eine entsprechende E-Mail-Adresse in der Steuerungsdatei angegeben ist. Aufwändige Anpassungen im ERP-System oder eine kostspielige Implementierung waren aufgrund der bestehenden Zusammenarbeit von Itella und ZEG nicht notwendig.
Die Rechnungen, die den klassischen Postweg nehmen, werden unverändert auf Logopapier gedruckt und anschließend portooptimiert versandt. Für die e-Rechnungen wird ein PDF im Rechnungslayout samt Firmenlogo und -details erstellt, anschließend werden die Rechnungen mit einer QES signiert und komplett inklusive Verifizierungsbericht an den Kunden per E-Mail versendet. Damit entfällt auch für den Empfänger möglicher Zusatzaufwand durch die QES, da er die vorgeschriebene Verifizierung nicht selbst erledigen muss, sondern Itella das für ihn übernimmt. Neben dem Komfort der e-Rechnung, die der Empfänger z.B. im eigenen Unternehmen wesentlich einfacher zur Prüfung und Freigabe weiterleiten kann, senkt gerade die Komplettabwicklung der QES mögliche Akzeptanzhürden. In einem nächsten Schritt sollen den Mitgliedern neben reinen PDFRechnungen auch strukturierte Rechnungsdaten übergeben werden, die dann in deren hausinternem Prozess und ihren Systemen direkt weiterverarbeitet werden können.
Neben den Vorteilen, die die ZEG bereits beim papierbasierten Rechnungsversand über Itella als Printdienstleister erzielt, eröffnen elektronische Rechnungen der ZEG gute Vertriebsargumente. Die ZEG kann zukünftig mit Itella iBilling den Mitgliedern eine kosteneffiziente und sichere Rechnungsübermittlung anbieten und sich dadurch von ihren Mitbewerbern abheben. Gleichzeitig ist die elektronische Rechnung für die ZEG kosteneffizienter als eine herkömmliche papierbasierte Rechnung: Die direkten und cash-wirksamen Einsparungen liegen beispielsweise je zweiseitiger Standardrechnung bei bis zu 65%.
„Mit der ZEG haben wir einen wichtigen Schritt in Richtung e-Rechnung in der gesamten Branche gemacht“, so Raimund Schlotmann, Geschäftsführer von Itella in Deutschland. „Hier kann man sehen, wie einfach und harmonisch die Umstellung auf „e“ erfolgen kann – zum Vorteil von Rechnungssteller und Rechnungsempfänger.“
„Moderne, schlanke Prozesse und Angebote zum Vorteil unserer Mitglieder sind unser oberstes Ziel. Wir wollten unsere Mitglieder auch von den Vorteilen der elektronischen Rechnung profitieren lassen, ohne damit Zusatzaufwand zu verursachen“, so Christian Kössler, Leiter Rechnungswesen bei der ZEG. „Das bedeutete, keinen teuren separaten Prozess für e-Rechnungen einzuführen, sondern e-Rechnungen schrittweise und ohne nennenswerten Aufwand in unsere bestehenden Abläufe zu integrieren. Bereits vor 2008 haben wir erfolgreich mit Itella zusammengearbeitet. Darum waren wir uns sicher, dass der Multi-Channel-Versand über eine zentrale Itella Lösung der richtige war.“
Über ZEG Zentraleinkauf Holz + Kunststoff eG:
Mit zirka 3.000 Mitgliedern ist die ZEG Zentraleinkauf Holz + Kunststoff eG Deutschlands größte Genossenschaft im Holzhandwerk, die im Sinne des genossenschaftlichen Fördergedankens holzverarbeitende Betriebe bei der Wahrnehmung ihrer Interessen unterstützt. Durch den freiwilligen Zusammenschluss von Handwerkern zu einem genossenschaftlichen Verband wird eine Marktmacht erzielt, die ihre Mitglieder für die Zukunft in einem stärker werdenden Europa bestens rüstet. Als Genossenschaft erfüllt die ZEG ihren Auftrag flächendeckend für ganz Deutschland. Neben dem Stammhaus in Stuttgart betreibt die ZEG Niederlassungen in Annaberg, Bautzen, Brandenburg, Chemnitz, Dresden, Erfurt, Hannover, Mannheim, Morsbach, München, Rottenacker und ist daneben seit 1997 auch in Strasbourg vertreten. Die Stärkung der Wettbewerbsfähigkeit ihrer Mitglieder ist für die ZEG oberstes Ziel. Dies zeigt sich auch in den vielen unbürokratischen und praktischen Vergünstigungen, die ZEG-Mitglieder genießen. Durch günstige Einkaufskonditionen und weitere besondere Service- und Dienstleistungen verschafft die ZEG ihren Kunden viele Vorteile. Flexibilität und hohe Anpassungsfähigkeit an die Bedürfnisse der Mitglieder heißt aber auch: Offenheit gegenüber innovativen Produkten und neuen Aufgaben. Dieser Herausforderung stellt sich die ZEG, um für die Märkte von morgen gerüstet zu sein. Weitere Informationen sind unter www.zeg-holz.de zu finden.
