Bezirksregierung in Schweden optimiert ihr Rechnungs-Management
Der Bezirk Västerbotten (VLL) in Schweden verarbeitet jährlich circa 160.000 Eingangsrechnungen. Der Aufwand bei der manuellen Rechnungsbearbeitung verursachte hohe, zunehmend unkontrollierbare Verwaltungskosten. VLL entschied sich daher, den gesamten Prozess an einen externen Dienstleister zu übergeben und den Rechnungseingang über eine Invoice Management-Lösung im on demand Modus zu optimieren. Heute wickelt der Dokumenten- & Informationslogistiker Itella die gesamte Prozesskette über die Lösung iPurchase to Pay on demand ab: Itella nimmt sämtliche Eingangsrechnungen entgegen, öffnet, sortiert und scannt diese, bereitet alle Rechnungsdaten auf und stellt diese online im Itella Workflow für die Rechnungsprüfung und
-freigabe bereit. VLL erzielte so enorme Einsparungen und eine signifikante Prozessoptimierung.
Hoher Verwaltungsaufwand, hohe Kosten
Für das 10.000 Mitarbeiter zählende Unternehmen stellten der hohe administrative Aufwand und die damit verbundenen Kosten eine erhebliche, unwirtschaftliche Belastung dar. Die Geschäftsführung entschied daher, Aufwand und Kosten in der Rechnungsbearbeitung zu reduzieren und die gesamte Prozesskette im Rechnungseingang zu optimieren. “Unsere Zielsetzung war klar”, erklärt Nils-Erik Edström, Abteilungsleiter Buchhaltung bei VLL. “Wir wollten das Scannen der Eingangsrechnungen nicht selbst übernehmen, da wir Investitionen in Hard- und Software, Upgrades, Schulungen, Vertretungsregelungen, IT-Betrieb usw. vermeiden wollten. Zudem kam, dass wir mit Outsourcing den Service sofort nutzen konnten statt auf das Ergebnis eines längeren internen Implementierungsprojekts warten zu müssen.”
Favorit Scannen, EDI zu zeitintensiv
“Ein EDI-Projekt, das wir 1997 gestartet hatten, zeigte, dass “echtes” EDI in absehbarer Zeit keine signifikante Effizienzsteigerung bringen würde,” so Edström weiter. Der Abteilungsleiter der Buchhaltung setzt bei der Entwicklung von Strategien und der Auswahl möglicher Lösungen auf pragmatische, umsetzbare Ansätze. “Die beste Lösung war, den Rechnungseingangsprozess zu automatisieren, indem wir den Papierprozess durch ein vorgelagertes Scanning ablösten und dadurch in der Lage waren, den Prozess in einem softwaregestützten Workflow elektronisch abzubilden.”
Viele Mitarbeiter in mehreren Niederlassungen
Der Bezirk Västerbotten stand unter größtem Druck, den Rechnungseingangsprozess zu verschlanken und zu optimieren. Die Daten sprachen für sich: 160.000 Eingangsrechnungen pro Jahr, 1.200 in den Buchungs-, Prüfungs- und Genehmigungsprozess eingebundene Mitarbeiter und eine räumlich verteilte Unternehmensstruktur über weite Teile Schwedens. „Das Scannen unserer Papierberge war ein effektiver und ganz konkreter Weg, um Einsparungen zu erzielen“, erklärt Edström. „Wir schaffen so auch mehr Zeit für unsere eigentlichen Kernaufgaben.“
Sicherheit für alle Beteiligten
“Nie zuvor hatten wir eine derart durchgängige und sichere Prozesskontrolle,” so Edström. “Alle für die Buchhaltung und das Projektmanagement relevanten Daten stehen zur Verfügung. Aufwändige Datenanfragen in verschiedenen Abteilungen sind überflüssig geworden”, erklärt er weiter. “Aufgrund der über sämtliche Unternehmenseinheiten hinweg definierten Workflows und Profile sind wir bei Zuweisung von Aufgaben und Kompetenzen sowie bei der Einhaltung von Budgetgrenzen sicherer geworden.”
Fokus auf Kerngeschäft: schnellere Abwicklung interner Prozesse schafft Freiräume und ein Mehr an Zeit für Patienten
Die harmonische Abbildung unserer Unternehmensprozesse in der Software schafft Mehrwerte in der Gesundheitsfürsorge: während sich die administrativen Aufgaben verringern und gleichzeitig beschleunigt werden, haben die Mitarbeiter von VLL jetzt mehr Zeit, eine qualitativ hochwertige Vorsoge in großen Teilen Schwedens sicher zu stellen.
Einfach in der Anwendung
Johan Lundqvist, zuständig für die Bearbeitung von Eingangsrechnungen bei VLL, ist einer der Anwender und zeigt sich absolut zufrieden mit der neuen Rechnungseingangslösung. Von 1.200 Anwendern nutzen 600 das System regelmäßig. „Das System ist sehr einfach in der Anwendung. Der Zugang zu allen nötigen Funktionen ist schnell und vor allem ist die Bearbeitung sicher im Workflow abgebildet, “ so Lundqvist.
Mehrwert-Services
VLL gibt sich mit dieser Einzelmaßnahme zur Effizienzsteigerung und Kostensenkung noch nicht zufrieden. Weitere Maßnahmen sind geplant, so z.B. Mehrwert generierende Services im Date Capturing. Derzeit wird das neue Invoice Management System in verschiedene Einkaufslösungen integriert. Des Weiteren evaluiert VLL Möglichkeiten, elektronische Eingangsrechnungen z.B. im EDI- und XML-Format zu erhalten. Solche Services würden dazu beitragen, einen über die reine Kostenersparnis hinausgehenden Nutzen zu generieren – z.B. im Monitoring von Einkaufs- und Geschäftsprozessen und deren Kosten sowie in der Standardisierung von Beschaffungsprozessen.
Über VLL
Der Bezirk Västerbotten (VLL) steht mit ca. 10.000 Mitarbeiter für einen Jahresumsatz von rund 700 Mio. Euro und kümmert sich um die Bereiche Gesundheitsfürsorge, Regionalentwicklung und Kultur. VLL betreibt u.a. drei Krankenhäuser, ca. 30 Gesundheitszentren, 30 zahnmedizinische Einrichtungen sowie Behindertenheime. VLL ist seit 2002 Kunde von Itella.
