Rechnungsversand bei TOTAL Deutschland läuft wie geschmiert
TOTAL Deutschland GmbH, Geschäftsbereich Handels- und Verbrauchergeschäft, setzt im Bereich Rechnungsversand auf i-Billing on demand von Itella. Mit i-Billing on demand führt TOTAL eine Optimierung der Dokumententransaktion auf dem Papierweg und dem elektronischen Weg mit nur einer Anbindung ein. Möglich wird dies durch die Anbindung an den Itella Exchange for Document & Information Logistics, eine zentral bereitgestellte On-Demand-Plattform, über die sowohl Druckund Versandprozesse als auch die elektronische Rechnungslegung über eine zentrale Schnittstelle abgewickelt und gesteuert werden können.
TOTAL ist der viertgrößte Mineralölkonzern in Deutschland. Mit etwa 1.500 Mitarbeitern betreibt das Unternehmen rund 1.100 Tankstellen. Der Geschäftsbereich Handels- und Verbrauchergeschäft versendet pro Jahr rund 720.000 Rechnungen an seine Kunden. TOTAL suchte einen Dienstleister, der den logistischen Prozess von der Rechnungslegung bis zur Ankunft beim Adressaten über den jeweils kostenoptimalen Versandkanal sowohl papierbasiert als auch elektronisch managen kann.
Genau dies bietet der Itella Exchange for Document & Information Logistics. Bei der Datenübertragung unterstützt Itella alle gängigen Datenformate und Übertragungswege. Darüber hinaus können die Rechnungen mit personalisierten Marketingbotschaften versandt werden. Dies ist besonders effektiv, da Rechnungen erwiesenermaßen mehr Aufmerksamkeit erzeugen als einfache Werbemailings.
„Durch die Anbindung an den Itella Exchange konnten wir allein bei unseren noch papierbasierten Rechnungen 15 Prozent der Druckkosten sparen“, erläutert Holger Hannover, IT-Leiter Handels- und Verbrauchergeschäft der TOTAL Deutschland GmbH. „Parallel dazu sind wir in der Lage, schrittweise vollelektronische Prozesse einzuführen und unseren Kunden anzubieten. Die Nachfrage hierfür ist sehr groß und sowohl wir als auch unsere Kunden können dadurch weitere Kosten einsparen. Ebenso können wir nun unkompliziert den Wunsch unserer Marketingabteilung erfüllen, die Rechnungen als Tool in unseren Marketingmix aufzunehmen“, so Hannover weiter.
Die Zusammenarbeit von TOTAL und Itella umfasst auch die Optimierung des Rechnungseingangs: Itella empfängt für TOTAL elektronische Eingangsrechnungen der verschiedenen Lieferanten und leitet sie für Umlauf, Freigabe und Buchung über den Itella Workflow an TOTAL weiter. Im Rahmen der Lösung iPurchase to Pay scannt Itella außerdem eingehende Papierrechnungen und liest die wesentlichen Daten über ein intelligentes Data Capturing aus. Die gescannte Rechnung und die elektronischen Rechnungsinformationen werden ebenfalls an den Workflow weitergeleitet und auf Seiten von TOTAL genauso effizient bearbeitet wie e-Rechnungen. iPurchase to Pay entlastet die TOTAL-Mitarbeiter damit von lästigen Routineaufgaben, sorgt für Transparenz und Kontrolle im Bearbeitungsprozess und minimiert die Fehleranfälligkeit in den Abläufen.
„Egal ob als Papierrechnung oder elektronisch: Wir unterstützen alle Datenformate und Übertragungswege über eine Anbindung“, stellt Raimund Schlotmann, Geschäftsführer der Itella Deutschland, fest. „Das schließt im elektronischen Bereich alle Optionen vom einfachen PDF per E-Mail über den Versand mit qualifizierter elektronischer Signatur bis hin zu EDI ein, so dass wir alle Kundenanforderungen jederzeit erfüllen können. Unsere Kunden kümmern sich um ihr Kerngeschäft. Und wir sorgen dafür, dass deren Kunden ihre Rechnungen im gewünschten Format bekommen.“
Über TOTAL Deutschland GmbH:
Die TOTAL Gruppe ist eines der führenden Mineralölunternehmen weltweit. In Deutschland betreibt TOTAL mit rund 1100 Servicestationen das viertgrößte Tankstellennetz. Mit umfassenden Aktivitäten im Vertrieb von Heizöl, Schmierstoffen, Flugkraftstoffen, Flüssiggas, Bitumen und Spezialprodukten ist TOTAL einer der führenden Anbieter auf dem deutschen Mineralölmarkt. Auch bei der Verarbeitung von Mineralöl, insbesondere mit der TOTAL Raffinerie Mitteldeutschland in Leuna, und im Chemiebereich ist die TOTAL Gruppe in Deutschland aktiv.
Mehr Informationen zu TOTAL im Internet unter: www.total.de
