Konsequente Spezialisierung: bringt der RWB AG nachhaltige Einsparungen
Die RWB AG mit Sitz in Oberhaching bei München ist der führende Spezialist des Marktsegments Private Equity im deutschsprachigen Raum. Auf Spezialisierung setzt die RWB aber nicht nur bei der Gestaltung ihrer Beteiligungsangebote, sondern auch bei der internen Kommunikation.
Die Herausforderung
Die Dachfonds der RWB AG gehören zu den volumenstärksten in Deutschland und eröffnen Privatanlegern die Möglichkeit, in ein Portfolio ausgewählter Spitzenfonds des Private Equity zu investieren. Mehr als 27.000 Anleger haben sich bis dato mit ca. 48.000 Verträgen an den RWB Private Capital Fonds beteiligt, die eine hohe Anlagesicherheit mit überdurchschnittlichen Renditechancen verbinden.
Die stark wachsende Kundenzahl der RWB erforderte ein frühzeitiges Handeln bzgl. der Optimierung von Druck und Versand der jährlichen Kontoauszüge sowie der Mitteilungen über Sonderbetriebsausgaben an die Anleger. Interne Druck- und Versandprozesse waren mit der vorhandenen technischen Infrastruktur nicht nur zeitaufwändig, sondern auch mit hohem Personal- und Portokostenaufwand verbunden. Verlässliche und überprüfbare Qualitätskontrollen der Druckergebnisse und Aussendungen waren nicht gegeben.
Die Lösung
Vor diesem Hintergrund entschloss sich die RWB konsequent zur Auslagerung von Druck, Kuvertierung und Versandmanagement. Das Itella-Produkt iPrint on demand erfüllte in optimaler Weise alle Anforderungskriterien des Unternehmens: Der Versand konnte portooptimiert nach beteiligungsrelevanten Kriterien erfolgen. Verschiedene Dokumente - an einen Empfänger gerichtet - konnten automatisiert zusammengeführt und in einem Umschlag versandt werden. Neben der wesentlichen Portoersparnis bedeutete dies eine komfortablere Lösung für die Kunden der RWB. Fehlversendungen konnten von Itella durch umfangreiche Kontrollmöglichkeiten und Sicherheitsmaßnahmen ausgeschlossen werden.
Heute sendet die RWB regelmäßig mit Steuerungsstrings versehene Daten per geschützter FTP-Übertragung an Itella, wo die Daten für den Druck aufbereitet und u. a. mit einer OMR-Codierung zur fehlerfreien Kuvertierung versehen werden. Eine automatische Zusammenführung der Dokumente nach der Form der Beteiligung erlaubt die portooptimierte Kuvertierung in den jeweiligen Portoklassen. Während des gesamten Produktionsprozesses erfolgen Qualitätskontrolle und Protokollierung auf Basis entscheidender Kenngrößen wie z. B. gedruckte Seiten versus Datensätze oder Anzahl Kuverts versus Abrechnung der Deutschen Post. Die gesamte Verarbeitung der sensiblen RWB Kundendaten erfolgt dabei selbstverständlich nach den Maßgaben des Bundesdatenschutzgesetzes.
Der Nutzen
„Das Outsourcingprojekt bedeutete natürlich zunächst kleinere Software- und Prozessanpassungen für uns. Aber diese Investition amortisierte sich bereits bei einem Druckvolumen von nur 50.000 Seiten,“ erklärt Sven Kirschner, Leiter IT der RWB AG.
Neben gesunkenen Personalkosten und freien Kapazitäten für das eigentliche Kerngeschäft der RWB brachte das Outsourcing vor allem klare Einsparungen beim Porto mit sich. Versendete die RWB früher Kontoauszüge in jeweils separaten Kuverts mit Portokosten je Umschlag in Höhe von 0,55 Euro, so konnte Itella diesen Kostenblock durch Portooptimierung um über 50% reduzieren.
Mit iPrint on demand von Itella konnte die RWB den hausinternen Arbeitsaufwand auf ein Minimum reduzieren. Einzig die Aufgaben der Datenübertragung an Itella und der Auswertung der Produktionsstatistiken liegen heute noch in der Hand des Unternehmens. Den Rest erledigt Itella zuverlässig, schnell und vor allem Kosten sparend.
