Globaler Datenzugriff : führender Konsumgüterhersteller nutzt Itella e-Archiv
Die Herausforderung
Die bisherige Archivierung auf CD-ROM genügte hier den Ansprüchen des Unternehmens im Zuge seiner fortschreitenden Expansion nicht mehr und es wandte sich auf der Suche nach einer komfortableren und kosteneffizienteren Lösung an Itella.
Seit über 15 Jahren bereits arbeitete Itella zu diesem Zeitpunkt im Transaktionsdruck und der Archivierung erfolgreich mit dem Konsumgüterhersteller zusammen. Ziel war es nun, die durch Itella betreuten Druckprozesse mit der Archivierung so zu verknüpfen, dass alle Informationen schnell, übersichtlich und für alle deutschen und europäischen Mitarbeiter zentral verfügbar gemacht werden konnten. Kurz: Durch eine professionelle und global orientierte Informationslogistik Druck und Archivierung komfortabel und kosteneffizient zu vereinen!
Die Lösung
Aufgrund der langjährigen Zusammenarbeit war Itella in der Lage, die Anforderungen seitens des Kunden sehr detailliert zu erfassen, zu analysieren und im Rahmen einer maßgeschneiderten Lösung zu erfüllen. Mit dem Itella e-Archiv wurde die Möglichkeit geschaffen in einem zentralen Archiv große Datenvolumina optimal zu sortieren, zu organisieren und zu speichern. Rechnungen und Gutschriften, auf die der Konsumgüterhersteller zentral zugreifen können muss, sind nun einfach und schnell über das e-Archiv abrufbar. Mahnungen, Gehaltsabrechnungen, Mailings und anderes Informationsmaterial, bei denen ein zentraler Zugriff weniger wichtig ist, werden parallel weiterhin auf CD-ROM archiviert. Dieser Technologiemix stellt ein optimales Kosten-Nutzen-Verhältnis für den Kunden sicher.
Itella empfängt die zu archivierenden Daten und sorgt für deren Aufbereitung und Indexierung. Im e-Archiv werden die Daten im PDF-Format abgelegt. Anhand der Indices sind die Dokumente jederzeit eindeutig identifizierbar und über die Suchfunktion im e-Archiv schnell und einfach auffindbar. Neben neuen Daten werden auch historische Daten, die vor Einführung des e-Archivs auf CD-ROM archiviert wurden, in das e-Archiv übernommen und mittels Umsetzungstabellen in das neue System eingegliedert, um den nötigen Überblick zu gewährleisten.
Die Mitarbeiter des Konsumgüterherstellers greifen über das Internet – ein eigens erstelltes Webinterface in deutscher sowie englischer Sprache – komfortabel auf aktuelle Informationen zu und können die Daten pflegen, verändern und ergänzen. Über entsprechende Suchmasken erfolgt eine detaillierte Recherche, die dank der individuellen Datenindexierung übersichtliche Ergebnisse liefert. Innerhalb der Ergebnislisten ist die Selektion einzelner oder aller Datensätze über Auswahlboxen einfach möglich – ebenso wie das Aufheben der Auswahl mit einem einzigen Klick. Alle Suchergebnisse lassen sich auf Knopfdruck nach allen Kriterien sortieren.
Zum Login ins System benötigt jeder Mitarbeiter einen Nutzernamen und ein Passwort zur Authentifizierung. Die Rechte des einzelnen Nutzers werden auf dieser Basis festgelegt und geändert so z. B. wer auf welche Dokumente zugreifen darf. Nutzerkonten können durch den Konsumgüterhersteller selbst über eine von Itella bereitgestellte Internetschnittstelle gepflegt und jederzeit neu angelegt und geändert werden.
Das Itella e-Archiv ist jedoch kein statisches Softwareprodukt. Den Wünschen des Kunden entsprechend werden zusätzliche Funktionen (z. B. Faxversand archivierter Dokumente) fortlaufend ergänzt. So ist auch bei sich ändernden Erfordernissen in den Geschäftsprozessen des Unternehmens sichergestellt, dass das e-Archiv jederzeit die richtige Unterstützung bei optimalem Kosten-Nutzen-Verhältnis bietet.
