Mehr als Super: Abrechnung Kundenkarten und e-Invoicing für Energieunternehmen
Die Herausforderung
Einer der weltweit führenden Energiekonzerne bietet auch seinen deutschen Kunden mehr als nur Energie. Mit Kundenkarten zur Zahlung und umfassenden Service-Paketen für Unternehmen sorgt er zum Beispiel nicht nur für die Versorgung vieler tausend Kunden, sondern durch die Bereitstellung von Managementinformationen auch für eine effiziente Buchhaltung beim Kunden. Die Zahlungskarten des Konzerns sind in ganz Europa einsetzbar und werden von knapp einer Million deutscher Kunden genutzt. Kein Wunder also, dass ein hoher Anteil des relevanten Umsatzes über diese Karten abgewickelt wird.
Damit seinen Kunden mit dem Kartenservice das Leben überall leicht gemacht wird, bewältigt der Konzern im Hintergrund komplexe informationslogistische Prozesse. Er sorgt dafür, dass alle Kartenbuchungen – egal, ob sie z. B. an den Outlets in Deutschland, Belgien oder Italien getätigt wurden – elektronisch zusammengeführt werden. Nur so können für die Kunden wöchentlich oder monatlich individuelle Abrechnungen erstellt, gedruckt und versendet werden.
Die Lösung
Mit der Lösung iBilling on demand unterstützt Itella die deutsche Tochter des Energiekonzerns bei dieser komplexen Aufgabe und übernimmt dabei nicht nur das komplette Druckmanagement, sondern sorgt auch für die elektronische Rechnungsstellung, das so genannte e-Invoicing und die internationalen Kartenabrechungen. Dabei berücksichtigt Itella zahlreiche kundenspezifische Vorgaben und erstellt für Großkunden auch gewünschte Statistiken wie z. B. die Aufgliederung von Rechnungen nach Niederlassungen oder Übersichten in Papierform oder elektronisch.
Zur Produktion der monatlich über eine Millionen Rechnungsseiten muss Itella alle relevanten Daten nach dem Eingang filtern, sortieren und entsprechend weiterverarbeiten und kanalisieren. Aus einem zentralen Datenstrom werden dann sowohl die Ausdrucke auf Papier als auch die elektronischen Rechnungen erstellt. Während die papiergebundenen Abrechnungen auf dem Postweg ein paar Tage unterwegs sind, stehen die elektronischen Rechnungen, die e-Invoices, den Kunden praktisch sofort zur Verfügung. Das e-Invoicing kommt an: Ersparen sich die Kunden doch durch den elektronischen Rechnungseingang die manuelle Eingabe derselben. Geht man dafür pro Rechnung von einem Aufwand von drei Minuten aus, so sparen schon mittelständische Unternehmen mit 100 Tankkarten 300 Minuten, also fünf Stunden, Zeit.
Internationale Kartenabrechnungen führt Itella für die deutschen Kunden aus allen beteiligten Ländern zusammen. Kauft ein deutscher Kunde in einem Abrechnungszeitraum mit seiner Karte sowohl im Inland als auch im Ausland, so verrechnen die internationalen Tochtergesellschaften des Konzerns die entsprechenden Beträge untereinander. Der Kunde erhält die Belege aller Tankvorgänge im Rahmen einer konsolidierten, übersichtlichen Sammelrechnung. Um das zu ermöglichen, ordnet Itella die Kopien der entsprechenden ausländischen Einzelabrechnungen und überdies zu erstellende weitere Analysen und Auswertungen aus separaten Ursprungssystemen den Rechnungen zu.
Neben der Abwicklung der Rechnungen übernimmt Itella für den Konzern auch die elektronische Archivierung der Kartenabrechnungen im e-Archiv.
Der Nutzen
Dank der Informationslogistik-Dienstleistungen von Itella kann der Energiekonzern seinen Kartenservice hinsichtlich der Erstellung von Abrechnungen und der Bereitstellung von Abrechnungsinformationen für die Buchhaltung ganz individuell auf die Wünsche seiner Kunden ausrichten. Dieses individuelle Service-Angebot ging dabei keineswegs zu Lasten der eigenen Geschäftsprozesse. Ganz im Gegenteil: Durch die Nutzung der Itella-Leistungen konnte der Energiekonzern die eigene Abwicklungseffizienz sogar deutlich erhöhen.
Die elektronische Rechnungsstellung sorgt z. B. für ein verbessertes Cashflow-Management. Die e-Invoices erreichen die Kunden deutlich schneller als Papierrechnungen, was zu einem früheren Zahlungseingang und verbesserter Liquidität führt. Mit der qualifizierten elektronischen Signatur sind die e-Invoices dabei für Geschäftskunden genauso rechtsverbindlich wie Papierrechnungen.
Mit seiner langjährigen Erfahrung und Expertise im Bereich Informationslogistik bietet Itella dem Energieunternehmen Druckdienstleistungen auf höchstem Qualitätsniveau und garantiert flexible Prozesse bei gleichzeitig hohen Sicherheitstandards. Trotz der großen Dokumentenvolumens wickelt Itella sowohl papierbezogenen als auch elektronische Prozesse verlässlich ab. Der Kunde profitiert dadurch von effizienten Prozessen und einer konsequenten Kundenorientierung, die sich auch – und gerade – in den regelmäßigen Pflichtübungen der Abrechnungs- und Buchhaltungsprozesse zeigt.
