Prozessorientiertes Outsourcing bei
UNI ELEKTRO

Optimierte Rechnungsprozesse erzeugen Einsparungen und stellen Weichen für eine digitale, umweltfreundliche Zukunft

Ausgangssituation

Bereits seit Jahren arbeitet die UNI ELEKTRO Fachhandel GmbH & Co. KG, eine der führenden Elektrogroßhandlungen in Deutschland, beim Versand von monatlich 90.000 Rechnungen mit dem Dokumenten- und Informationslogistiker Itella zusammen. Über Itella iPrint wurde bisher der Druck sowie der portooptimierte Versand von Ausgangsrechnungen samt Belegen sowie Gehaltsabrechnungen und Mailing-Aktionen Kosten sparend abgewickelt.

Um weitere Potenziale zur Kosteneinsparungen auszuschöpfen, entschied sich UNI ELEKTRO 2009 den gesamten Prozess der Rechnungslogistik umfassend zu standardisieren und mit Itella gemeinsam zu optimieren. Hierbei sollten verstärkt umweltfreundliche elektronische Kanäle im Rechnungseingang und -ausgang genutzt werden. Elektronische Rechnungen ermöglichen zum Beispiel im Versand bis zu 70 Prozent Kosteneinsparungen pro Rechnung.

Auch im Rechnungseingang will UNI ELEKTRO die Bearbeitung von monatlich 19.000 Rechnungen straffen und von einer manuellen Erfassung und spätem Scannen zu Archivierungszwecken zu möglichst durchgängig digitalen Verfahren übergehen. Nur mit einzelnen, großen Geschäftspartnern war das Unternehmen bereits über EDI vollelektronisch verbunden. Im Rechnungseingang kann UNI ELEKTRO Automatisierung des Prozesses bis zu 90 Prozent der Bearbeitungszeit je Rechnung sparen und die Kosten um 55 Prozent senken.

Gemeinsam mit Itella werden vor der Umstellung die bestehenden Prozesse zunächst analysiert und die zu erzielenden Einsparpotenziale klar definiert: Reduktion von Prozesskosten bei einem schnelleren Durchlauf durch Automatisierung, Kostenreduktion bei geringerer Fehleranfälligkeit und niedrigerer Kontrollaufwand durch Standardisierung, Kostenreduktion durch vollelektronische Rechnungsprozesse bei noch schnellerem Durchlauf durch Digitalisierung und Stärkung der Kundenbindung durch das Angebot elektronischer Rechnungen als Service. Weitere Vorteile durch die Zusammenarbeit mit Itella liegen für UNI ELEKTRO in der schrittweisen, kunden- wie lieferantenfreundlichen Vorgehensweise, die dem Unternehmen besonders wichtig sind.

 
Rechnungsausgang

Bei der Umstellung können im Versand bestehende Prozesse mit Itella iBilling zunächst nahezu unverändert beibehalten und einfach um die Option der elektronischen Rechnungsstellung ergänzt werden. Die Daten werden wie bisher als PDF- und CSV-Datei über eine bestehende Schnittstelle aus dem SAP-System an Itella übergeben, können aber im Folgenden zukünftig on demand auch elektronisch verschickt werden.

Itella erstellt kostengünstige e-Rechnungen und versieht sie mit der gesetzlich vorgeschriebenen, qualifizierten elektronischen Signatur (QES). Der Versand des Rechnungs-PDFs – optional inklusive Rohdaten (XML, CSV) zur Weiterverarbeitung durch den Empfänger – erfolgt zunächst lieferantenfreundlich als einfache E-Mail, ohne dass eine neue Infrastruktur auf Lieferantenseite geschaffen werden müsste. Weitere Übertragungswege können über die Itella Plattform jederzeit ergänzt werden. Itella übernimmt auch die nötige Verifizierung der QES für die Empfänger.

Um vor der Einführung der elektronischen Rechnungen auch den Kunden davon zu überzeugen, entschied sich UNI ELEKTRO für ein schrittweises, kundenfreundliches Vorgehen mit Unterstützung von Itella. Durch Mailings und Aktionen motivierte das Unternehmen seine Kunden zunächst, Dokumente der täglichen Kommunikation mit der UNI ELEKTRO Buchhaltung (z.B. Zahlungsavise) auf E-Mails umzustellen. Vorteil dabei: Diese Dokumente unterliegen weniger aufwändigen Vorschriften als Rechnungen (QES, Aufbewahrung) und eignen sich damit zum Einstieg in elektronische Rechnungsprozesse. UNI ELEKTRO wird nachfolgend die elektronischen Rechnungen als zusätzlichen Kundenservice anbieten und profitiert vom positiv wirkenden Imagefaktor.


Rechnungseingang

Im Rechnungseingang möchte UNI ELEKTRO zukünftig auf Itella iPurchase to Pay setzen. Die Lösung nimmt alle Eingangsrechnungen formatunabhängig entgegen und bereitet sie für die nachfolgenden Prozesse im SAP-System auf. Alle Papierrechnungen – unabhängig von Niederlassung oder Adressat – gehen zentral an ein Itella Postfach, werden eingescannt und über ein OCR-Verfahren (Optical Character Recognition) intelligent ausgelesen – das spart Zeit und Geld in der Erfassung, im Umlauf und in der Verbuchung. Itella sorgt für die fehlerfreie Erkennung und Übertragung (als EDI-Datensatz und PDF-Abbildung) von über 99 Prozent der Rechnungen – eine Erfolgsquote, die Unternehmen nachweislich im internen Betrieb praktisch nie erreichen.

Die Übergabe der Daten von Itella an UNI ELEKTRO wird über eine bereits heute etablierte DFÜ-Schnittstelle im EDIFACT-Format erfolgen. Damit münden alle Dokumente anschließend den gleichen Prozess – auch bereits eingehende EDI-Rechnungen.

Die zentrale, einheitliche Lösung im Rechnungseingang wird zunächst ohne die Einbindung der Lieferanten und deren Rechnungsstellung funktionieren . Kosteneinsparungen ab Tag eins stehen für UNI ELEKTRO im Ergebnis und sind verbunden mit der jederzeitigen Option, die Kosten durch Umstellung auf elektronische Prozesse weiter zu senken, ohne dabei auf den Fixkosten durch die interne Schaffung der nötigen Infrastruktur (z.B. Scanner, OCR-Software) sitzen zu bleiben. Im Rechnungseingang setzt der Elektrogroßhändler ebenfalls zusammen mit Itella auf Aufklärung und Motivation, um seine Lieferanten zu e-Rechnungen zu bewegen.


Fazit

„Gerade wenn Prozesse in einem Unternehmen historisch gewachsen sind, sollten diese regelmäßig analysiert und neu ausgerichtet werden“, so Raimund Schlotmann, Geschäftsführer von Itella Deutschland. „Viele Unternehmen sehen nur die direkt anfallenden Kosten, vergessen aber, dass auch die Prozesse großes Potenzial bergen. UNI ELEKTRO hat dies erkannt und setzt für sich selbst, aber auch für Kunden und Lieferanten, auf eine flexible, aber umfassende Optimierung mit Itella.“

„Wir profitieren mit Itella von einheitlichen, modernen Rechnungslogistikprozessen“, so Markus Burkhard, Geschäftsführer von UNI ELEKTRO. „Gleichzeitig ziehen auch unsere Lieferanten und Kunden Vorteile aus der Zusammenarbeit. Wir können sparen, ohne unsere Geschäftspartner sofort unter Druck setzen zu müssen und ihnen über Itella alle Optionen bieten,  ohne Mehraufwand angebunden zu werden und ihrerseits von den Vorzügen der e-Rechnung zu profitieren.“


Über UNI ELEKTRO:
Mit mehr als 30 Jahren Erfahrung hat sich die UNI ELEKTRO zu einer der führenden Elektrofachgroßhandlungen in Deutschland entwickelt. Der Grundstein für die UNI ELEKTRO Fachgroßhandel GmbH & Co. KG wurde 1970 mit dem Zusammenschluss der Elektro Großhandlungen L. Spoerle KG mit der A. Elsholtz & Co und Eugen Bauer gelegt. Mit ersten Filialen in Mainz und Gießen versorgte die Handelsgesellschaft den lokalen Handel und das örtliche Handwerk mit Fachbedarf. Schon bald weitete sich die Vertriebstätigkeit aus. Akquisitionen und Kooperationen in den 80er und 90er Jahren führten zur weiteren Präsenz der Elektrogroßhandlung am Markt.
Seit 2000 ist das Unternehmen Mitglied der Würth Gruppe. Mit dem Beitritt der UNI ELEKTRO zur Würth Elektrogroßhandel GmbH & Co. KG, einer Holding für den Elektrogroßhandel innerhalb des Würth Konzerns, profitiert das Unternehmen von weltweiten Partnerschaften.
Durch die Akquisition der Fa. Eichmann Elektrofachgroßhandel GmbH in Österreich 2005 konnte die UNI ELEKTRO den ersten Schritt ins europäische Ausland vollziehen.

Inzwischen erwirtschaftet die UNI ELEKTRO Gruppe einen Umsatz von 430 Mio. EUR mit 1106 Mitarbeitern.

Die lange, erfolgreiche Historie von UNI ELEKTRO und die stetige Expansion unter anderem über Akquisitionen bedingten auch in den Rechnungslogistik des Unternehmens historisch gewachsene, heterogene Prozesse, die 2009 einer gründlichen Überprüfung und nachhaltigen Optimierung unterzogen wurden.