Automatisierte Prozesse im Forderungsmanagement – Merkur GmbH Forderungsmanagement, Inkasso und Auskunftei setzt auf Itella
Standardisierter Druck und Versand von Mahnungen spart Zeit und Kosten
Das Münchener Inkassounternehmen Merkur GmbH Forderungsmanagement, Inkasso und Auskunftei optimiert mit Itella iPrint seinen Druck- und Versandprozess von etwa 1.000 Mahnungen pro Tag. Das Unternehmen profitiert dabei von vollautomatisierten und standardisierten Prozessen unter Einhaltung hoher Sicherheitsstandards. Statt aufwendiger manueller Prozesse werden die Rechnungsdaten über eine zentrale Schnittstelle direkt an Itella übergeben. Der Dienstleister für Dokumenten- und Informationslogistik übernimmt die effiziente Aufbereitung und den portooptimierten Versand der zumeist zeitkritischen Mahnungen noch am selben Tag. Rund 15.000 Schuldner werden so monatlich über Itella angeschrieben. Der Datenschutz der sensiblen Inhalte hat dabei ebenso wie die automatisierte Prozesseffizienz äußerste Priorität.
15 Mitarbeiter der Merkur sorgen in der Inkasso-Bearbeitung für die Erstellung von Kunden- und Mahnschreiben. Der Versandprozess läuft vollautomatisch: Merkur erstellt eine Zahlungsaufforderung sobald eine definierte Tagesfrist abgelaufen ist – nach einer weiteren Frist folgt die nächste Mahnung. Unterbrochen wird dieser Prozess z.B. bei Anruf und Zahlungsankündigung eines Schuldners. Merkur setzt auf gezielte und zielgruppengerechte Schuldneransprache per Post, telefonisch und durch den Außendienst – IT-gestützt, aber individuell und persönlich. Oberstes Ziel der Mitarbeiter ist es dabei, die Schuldner nicht nur zum Ausgleich aktueller Forderungen zu bewegen, sondern deren Kundenbeziehung zum Auftraggeber auch in der Folge positiv zu beeinflussen und zu stärken. Wird so etwa eine für beide Seiten zielführende Ratenzahlung vereinbart, erstellt das System in der Folge jeweils die Ratenzahlungsbescheide. Bleiben die vereinbarten Zahlungen aus, wird der Mahnprozess wieder aufgenommen. Die Rohdaten der entsprechenden Schreiben leitet das Unternehmen via FTP täglich bis 9:30 Uhr (aus seiner SUN Solaris Workstation verbunden mit einer Ingres Datenbank) an Itella weiter und auch hier läuft bis zum taggleichen Versand ein vollautomatischer Prozess ab. Itella informiert Merkur in einem täglichen Reporting über die produzierten und versandten Dokumente.
„Wir haben einen Dienstleister gesucht, der den gesamten Druck und Versand schnell und sicher abwickeln kann. Schuldnerdaten sind sensible Informationen, die dem Datenschutz unterliegen. Itella ist mit der langjährigen Erfahrung und hohen Sicherheitsstandards daher der richtige Partner“, erklärt Max Haarländer, Prokurist der Merkur GmbH. „Hinzu kommt, dass der Versand von Mahnungen sehr zeitkritisch ist. Itella stellt hier den pünktlichen Versand noch am gleichen Tag sicher. Das spart Zeit und Geld. Bei nicht-fristrelevanter Kundenkorrespondenz möchten wir Itella demnächst mit der Übergabe an alternative Postdienstleister zur Zustellung beauftragen. So können wir in gewissen Zustellgebieten weitere Kosten einsparen.“
Neben Prozessautomatisierung und –standardisierung können Forderungsmanager vom Know How und der Best Practice-Erfahrung eines Informationslogistikers profitieren. „Itella unterstützt die interne Prozessoptimierung im Forderungsmanagement mit seinem vollständig transparenten iPrint-Ansatz: Dafür dokumentieren wir den kompletten Versand automatisiert, lückenlos und in Echtzeit – egal ob traditioneller Postversand oder elektronisch“ erklärt Raimund Schlotmann, Geschäftsführer von Itella in Deutschland. „Der Versender weiß zu jedem Zeitpunkt, wo sich ein Dokument befindet – ob elektronisch oder per Brief. Dies verhindert Überkapazitäten in der Kundenbetreuung oder Fehlplanungen der folgenden Mahnschritte.“
Über Merkur GmbH Forderungsmanagement, Inkasso und Auskunftei:
Die Merkur GmbH Forderungsmanagement, Inkasso und Auskunftei ist ein unabhängiges Familienunternehmen mit Sitz in München sowie eine Zweigniederlassung in Halle/Saale. Das Unternehmen bietet die Services:
• Inkasso und Mahnwesen
• Langzeitüberwachung von Altforderungen
• Bonitätsprüfung
• Wirtschaftsauskunft
• Debitorenverwaltung.
Die 25 erfahrenen Volljuristen, Diplomkaufleute, Rechtsanwalts-Fachangestellte, Bürokaufleute und Informatiker des Unternehmens wickeln Forderungen im Auftrag verschiedener Unternehmen ab und erwirtschaften einen Umsatz von über zwei Millionen Euro pro Jahr.
