Providervorteil
Schnell und einfach zur rechtssicheren e-Signatur. Nutzen Sie den Providervorteil.
Grundsätzlich gibt es zwei verschiedene Möglichkeiten, Rechnungen mit qualifizierter elektronischer Signatur einzuführen: Mit einer eigenen Lösung (inhouse) oder als Service über eine externen Plattform bzw. einen IT-Dienstleister. Der entscheidende Unterschied: Als Versender über eine eigene Lösung – egal ob inhouse oder ASP - ist ein Unternehmen laut BMF-Schreiben vom 29.01.2004 verpflichtet, die Rechnung selbst zu signieren. Sobald die Rechnung aber über einen Dienstleister versendet wird, ist der Versender dieser Rechtspflicht enthoben und überträgt diese voll auf seinen Provider – gleiches gilt für den Empfänger bzgl. der Verifikation der Signatur.
Interne Signaturlösungen sehr zeit- und kostenaufwendig
Bei der internen Variante sind kosten- und zeitintensive Investitionen in Infrastruktur und Software erforderlich. Zusätzlich benötigt das Unternehmen Personal und Know-how zur Implementierung, Betreuung und rechtskonformen Handhabe der Lösung sowie zur Durchführung von Updates. Systemseitig investiert der Versender in Software zur Erstellung der Signatur, er benötigt einen Kartenleser mit dazugehöriger SmartCard vom möglichst akkreditierten Trustcenter sowie ein System zur revisionssicheren Archivierung über zehn Jahre. Vor jedem Rechnungsversand muss sich der Versender in sein System einloggen, jede einzelne Rechnung prüfen und den Versand manuell anstoßen.
Auch der Empfänger braucht mindestens zwei Systeme: eines, um die Signatur des jeweiligen Versenders zu prüfen und zu verifizieren. Hier muss der Empfänger meist mehrere Prüfungsprogramme für verschiedene Versender vorhalten. Zweitens benötigt er ein System, in dem die Rechnungsdatei inklusive Signaturprüfschlüssel und Prüfprotokoll revisionssicher aufbewahrt werden kann. Ein Datenwust, der schnell das doppelte Volumen der eigentlichen Rechnung erreicht.
Für den Versender hat die Signatur also nicht nur negative Auswirkungen auf das eigene Kosten-Nutzenverhältnis der elektronischen Rechnungslegung, sondern führt oft dazu, dass der Empfänger die elektronische Rechnung gar nicht akzeptiert. Denn nach wie vor ist die Einwilligung des Empfängers die Voraussetzung zur Umstellung auf die elektronische Rechnungslegung.
Mit Provider geht es einfacher
All dieser Aufwand ist überflüssig, wenn ein Provider wie z.B. Itella mit im Boot ist. Aufwand und Investitionen in die rechtskonforme Realisierung sind nämlich dann überflüssig, wenn die Software für Sender und Empfänger zentral zur Verfügung steht und der Dienstleister den Versand der Rechnung übernimmt. Weder Versender noch Empfänger investieren in Infrastrukturen und Implementierung, noch müssen sie die rechtlichen, technischen und organisatorischen Hürden nehmen. Denn der Dienstleister signiert und versendet nicht nur. Im Unterschied zur Inhouse-Lösung kann der Dienstleister gleich die Verifizierung der Signatur für den Empfänger mit abwickeln. Sämtliche Hardware, Software, SmartCard-Leser, Personal, Know-how und die entsprechenden Archivierungssysteme stellt der Dienstleister bereit. Er arbeitet sowohl im Auftrag des Rechnungsstellers als auch des -empfängers und stellt durch geeignete technische und organisatorische Infrastruktur und Prozesse die Rechtssicherheit auf beiden Seiten sicher. Der Aufwand ist minimal, der Einspareffekt immens. Für den Rechnungsempfänger entsteht kein Zusatzaufwand, daher wird er schneller einwilligen, dass ihm der Versender zukünftig lieber elektronische Rechnungen schickt und sich die Briefmarke spart.
