Was ist eine elektronische Rechnung?
Zweck der elektronischen Rechnung (e-Invoice) ist die elektronische Unterstützung und Beschleunigung von Rechnungsprozessen im Einkauf und Verkauf. Die e-Invoice eignet sich sowohl für kleine als auch große Rechnungsanzahlen und ist der effizienteste Weg des Rechnungsversands. Dies gilt insbesondere dann, wenn eine Zusammenarbeit mit verschiedenen Rechnungsempfängern stattfindet oder den Geschäftsbeziehungen feste, längerfristige Vereinbarungen zwischen den Handelspartner zugrunde liegen. e-Invoices können sowohl an Geschäfts- als auch Privatkunden versandt werden.
Ein erster Schritt ist das Einsparen des Ausdrucks und des Postversands. Rechnungen werden in Image-Dateien (z.B. als PDF-Dokumente) umgewandelt und anschließend elektronisch verschickt. In Unternehmen kommen diese beim Umlauf und Prüfungsprozess, bei Privatkunden als Rechnungsbeleg zum Einsatz. Die Rechnungen können im gewünschten Layout gemäß der Corporate Identity dargestellt werden.
Zwischen vorsteuerabzugsberechtigten Unternehmen müssen Rechnungen mit der elektronischen Signatur versehen sein, um steuerlich voll anerkannt zu werden. Dabei ist zu beachten, dass der Empfänger erstens der elektronischen Rechnung zustimmen muss und zweitens die elektronische Signatur verifizieren muss. Um die Einsparpotenziale der elektronischen Rechnung voll auszuschöpfen bietet eine e-Invoice im Idealfall die Möglich- keiten, dass alle relevanten Rechnungsdaten elektronisch weiterverarbeitet werden können (z. B. im XML-Format). Der Rechnungsempfänger kann die Rechnungsdaten dann automatisch und exakt in das eigene System ERP-System einlesen.
Das effizienteste Bindeglied zwischen Rechnungssteller und -empfänger ist beim e-Invoicing eine zentral bereitgestellte Plattform eines Dienstleisters (Provider).